Tally Prime 4.0 New Feature:- Bank statement को Excel से करे Tally मे Import

अभी हाल ही मे Tally Prime 4.0 मे नया Feature आया है जिससे हम कम महेनत से tally मे excel से डाटा import कर सकते है। जो एक बार setup करना है और सारी entry आपकी tally मे आ जाएगी जो की आपका खूब सारा समय बचा सकता है। तो आज की पोस्ट मे हम वही सब जानेगे की आप कैसे बैंक स्टेटमेंट को Tally मे Import कर सकते है, step by step full process देखेगे।

How to Import Bank Statement from excel to Tally prime:-

सबसे पहले आप excel sheet मे थोड़े changes करने होगे जैसे की Voucher date, voucher number, voucher Description, Debit, credit voucher type, ledger name ऐसा एक format बनाना है। नीचे आप image मे देख सकते है की कैसे मेने डाटा तेयार है।

यहा इमेज मे जो yellow color का highlight है वो मेने add किया है जिसमे Ledger name मे आपको जो entry जिस ledger मे डालनी है वो आएगा।

आप यहा से डेमो के लिए एक्सेल फ़ाइल Download कर सकते है!

Demo Bank statement

 

डेमो के लिए मेने xyz बनाया है ताकि अभी सारी entry suspense मे चली जाएगी फीर मे उनको सही सारे ledger मे अदद कर दूँगी। ध्यान रहे की आपको जो भी ledger excel महई वो tally मे बना होना चाहिए।

Ledger type मे जो entry जिस voucher मे आएगा वो लिखना है केसे की आपको पता होगा bank statement मे debit side की entry payment मे आती है और credit side की entry receipt voucher मे आती है और cash की entry contra voucher मे तो आप excel मे filter लगाके voucher type लिख सकते है।

अब ये excel का डाटा है अब हम इसको Tally मे कैसे इम्पोर्ट करे वो देखेगे।

Import Bank statement to tally from excel

सबसे पहले आपको Tally prime 4.0 के gateway मे आना है। सिर उपर right side मे import का option देखने को मिलेगा।

How to Create Template in tally prime for import bank statement

Step 1: Import>Manage>Mapping templets>Transaction>Create पे जाना है।

 

फिर आपको नीचे जो screen दिख रही है वो देखने को मिलगा जिसमे आपको अप basic पूरा setup करना है। main setup यही है तो आप बिलकुल शांति से करे कोई भी गलती होगी तो आपका result सही नही आएगा।

Step 2:-

अब आपको जिस फ़ाइल को इम्पोर्ट करना है वो फ़ाइल select करनी होगी। जैसेकी आपको path change करके वो फ़ाइल select करनी है।

ध्यान रहे की आपका excel format एक ही हो और सुबके header same हो ताकि tally की दूसरी किसी कंपनी मे भी आप ये templet use कर सके और सिर्फ फ़ाइल इम्पोर्ट करना पड़े बार बार templet बनाना न पड़े।

Templet आप एक साथ सारी कंपनी के लिए बना सकते है जिससे आप बाकी कंपनी मे भी ये use कर सके। Templet यानि की मत लो आप पूरा system बना रहे हो जिससे फिर आप वही system use करके सिर्फ डाटा change कर सको

यहा आपका डाटा कोनसी sheet मे है वो select करना होगा

Step 3:-

Save mapping Templet for:

सबसे पहले आपको Save mapping Templet for:- मे All companies देखने को मिलेगा यानि की आप ये जो templet बना रहे हो वो सारी कंपनी के लिए बना रहे हो जो Tally मे है! तो आप अपनी अनुकूलता के हिसाब से देख सकते है। की आपको सिर्फ इस कंपनी के लिए बनाना है की सारी कंपनी की लिए बनाना है।

Name:- Name मे आपको इस templet का क्या name रखना है वो आएगा फिर Type of voucher मे आप किस type के voucher के लिए ये templet बना रहे है वो select करना होगा।

Bank statement मे सारी entry हमे Payment voucher, Receipt voucher & contra voucher मे करनी होती है तो हम Accounting voucher select करेंगे। जिसमे आप देख सकते है साइड मे लिखा है की Accounting voucher मे क्या क्या आएगा।

Step 3:

यहा से अब आपको ध्यान से आगे Step follow करना है तो enter लगाके आप नीचे आएगे तो पहले आपको screen पे पहले दो column देखने को मिलते है

Filed (Tallly Prime) और Column Header (excel)

Filed (Tally Prime) मे आपके ये देखने को मिलता है की Tally मे जो चीजे है उसका नाम आपके excel मे क्या name है। जैसे की सबसे पहले Voucher Type Name पूछा है की Tally मे जो Voucher type name है वो आपके Excel मे कोनसे नाम से है। तो मेरी excel शीट मे Voucher type नाम से एक column बनाया है वो मेरा voucher type name है यानि की voucher का type कोनसा है वो tally को मालूम पड़ेगा उस हिसाब से वो एंट्री पास करेगा।

तो सबसे पहले यहा आपको सब के name select करने होंगे की voucher date, voucher number, voucher narration ये सब आपका कोनसे कोनसे column है वो एक एक करके select करना होगा।

तो आप उपर image मे देख सकते है की मीने कोनसे कोनसी डीटेल दी है basic info मे की वो मेरे excel मे कहा है।

तो आपको पहले यही डीटेल देनी है जो मीने आपको उपर दिखाई है।

अब ये तो हो गया हमारा basic information अब देखेगे की आपको payment और receipt voucher के लिए केसे सेटटिंग करनी है जिससे आपकी entry अलग अलग voucher मे हो जाए और प्रोपर ledger के साथ। तो पहले हम Payment के लिए बनाएगे की केसी एंट्री होनी चाहिए क्या डेबिट होना चाहिए क्या क्रेडिट होना चाहिए और वो हमारा डाटा एक्सेल मे कोनसे column मे है वो बनाएँगे।

Payment voucher setup:-

सबसे पहले आपको ये पता होना चाहिए की आप payment की entry कैसे करते है उस हिसाब से हमे setting करनी होगी templet मे। तो जब हम payment voucher मे entry करते है तो पहले DR आता है फिर CR

Top Ledger setup for payment voucher

हम किसी खर्चे को debit करते है और जहा से payment किया है वो credit करते है। तो DR हमारा TOP ledger है यानि उपर हमे voucher खोलते टाइम TOP मे payment voucher मे DR आता है तो वो है हमारा TOP ledger

अब हमे पहले Top ledger को select करना है फिर उसमे Top मे कोनसा ledger आएगा कोनसी amount आएगी DR जो सिलैक्ट करना होगा। जैसे की Top ledger यानि payment की entry टाइम हम उपर कोनसा ledger लिखते है वो।

Top ledger select करने के बाद आपको सिलैक्ट करना होगा Ledger Name tally वाले साइड और excel मे आपका कोनसे column मे ledger है वो सिलैक्ट करना होगा।

जैसे की tally मे Ledger name जो है वो मेरे excel मे ledger name से कॉलम है वो है फिर एसे आपको Ledger amount select करना है की tally वाले excel मे कोनसा amount ले ये entry करने के लिए वो दिखाना होगा।

तो payment की एंट्री है तो हमारे excel मे bank statement मे DR वाले कॉलम का amount लेना हो वो सिलैक्ट करेंगे।

अब main चीज़ आपको select करना है की ये जो entry है वो debit होनी चाहिए की क्रेडिट? तो payment मे हम जो भी सारे ledger है वो डेबिट होने चाहिए तो हम Ledger amount DR/CR मे enter करके specified fixed filed value पे क्लिक करेगे की या एंट्री हमेशा डेबिट साइड जानी चाहिए।

यानि की Tally अब ये ledger की सारी एंट्री DR साइड लेगा,

अब ये हो गया टॉप साइड का payment साइड का सेतूप अब आपको END OF list करके नीचे आजना है अब हम bottom साइड का Setup करेंगे।

Bottom Ledger setup for payment voucher

ये तो हुआ payment voucher का top साइड का यानि की DR side का setting अब हम करेगे पेमेंट साइड का CR साइड का setting यानि की अब जनेगे bottom side का setting ध्यान रहे ये हमने अभी सिर्फ payment voucher का कर रहे है receipt वाउचर का भी हम अलग से नीचे setup करेंगे

Bottom ledger यानि की पेमेंट साइड मे नीचे क्या आएगा वो। यानि cr मे क्या आएगा तो देखने जाए तो payment voucher मे नीचे हर बार बैंक ही आएगा क्यूकी ये बैंक का स्टेटमेंट है और हमने पेमेंट किया है बैंक से तो नीचे ledger name मे मे हम specify fixed filed value पे select करके Bank को default कर देंगे यानि की हर बार नीचे बैंक आए।

फिर हमे जिस बैंक का स्टटमेंट इम्पोर्ट करना है वो बैंक select करनी होगी

ऐसे आपकी सारी एंट्री उसी बैंक मे जाएगी।

फिर ledger amount select करना है की कोनसे column से amount लेना है तो ये payment की entry है तो मेरे excel sheet मे debit entry DR साइड है वो मे वो सिलैक्ट कर दूँगी और ये entry voucher मे किस साइड जानी चाहिए यानि की bottom साइड मे बैंक क्रेडिट होना चाहिए तो हम वो भी Ledger Amount DR/CR मे specify fixed filed value पे select करके Cr. select कर देंगे।

तो अब end of the list करके हम आगे बढ़ेगे। ये payment voucher की setting हो गयी अब receipt voucher की setting करेंगे।

Receipt voucher

Receipt voucher मे भी आपको payment जेसा ही process है लेकिन बस कुछ छीजे change करनी होगी। जैसे की हम Receipt voucher open करते है तो सबसे पहले cr. आता है यानि की हमारा Top ledger मे cr. वाली entry आएगी यानि की कोई अलग अलग ledger।

Top Ledger setup for receipt voucher

तो Top ledger मे आपके select करके फिर ledger name select करना है जिसमे ledger name ही हमारा excel वाला आएगा क्यूकी इसमे अलग अलग ledger आएगे की Cr. side कोनसे कोनसे ledger आएगा वो।

जैसे की मीने नीचे image मे बताया है वैसे वैसे आपको सब सिलैक्ट कर देना है

Ledger name मे ledger name

Ledger amount मे CR (credit) आएगा यानि की एक्सेल मे क्रेडिट साइड की एंट्री लेनी है क्यूई ये receipt voucher है।

Ledger amount DR/CR मे specify fixed filed value select करके आपको CR select करना है। क्यूकी सारी amount Cr मे जानी चाहिए।

अब ये Top ledger setting होगयी अब बनाएगे Bottom side की setting यानि की receipt voucher मे नीचे Dr लिखा आता है जहा हमारा bank का नामे आता है तो हम वो setup करेंगे

Bottom ledger setup for receipt voucher

यहा नीचे आपका बैंक नाम फिक्स रहेगा इसलिए ledger name मे हम specify fixed filed value select करके बैंक select कर देंगे।

Ledger amount मे हम CR वाला column select कर देंगे क्यूकी ये receipt voucher है तो बैंक statement मे CR साइड वाली entry आएगी।

Ledger amount DR/CR: वाले मे हम specify fixed filed value select करके Dr select कर देंगे क्यूकी tally मे receipt voucher मे bank नीचे की और Dr लिखा आता है इसलिए ये हमारा bottom ledger हो गया तो बैंक को DR मे रखेगे।

उपर आप देख सकते है की कोनसी कोनसी setting payment और receipt voucher के लिए की है।

अब हमारी सारी सेटटिंग हो गयी अब हम सेव कर देगे। बस अब हमे sheet को import करना है। तो gateway of tally मे आके उपर right side मे import का ऑप्शन है वह click करेगे तो second option मिलेगा। Transactions का वह क्लिक करके फ़ाइल को सिलैक्ट करना है।

Import excel data to tally/ Tally prime new feature 4.0

फिर वह से आप template भी select करना है जो आपने बनाया है वो भी दिखेगा। फिर enter करके आगे जाना है। फिर आपकी जितनी भी entry होगी वो दिखेगा।

आपका import successful हो जाएगा कुछ ही seconds मे आप देख सकते है क्या message show हो रहा है।

यहा आप देख सकते है की कैसे entry payment और receipt voucher मे आ गयी है with narration।

Video:-

https://www.youtube.com/watch?v=rQFHRorec4w

तो उम्मीद है आपको पोस्ट पसंद आया होगा। अगर आपको कोई भी दिक्कत है तो आप मुजे comment मे पूछ सकते है।